Bruiloft draaiboek tips

Ondanks dat er mensen zijn die van het organiseren van een bruiloft hun beroep hebben gemaakt en er zelfs voor hebben doorgestudeerd, is het in basis niet moeilijk om een mooie en goed lopende planning te maken. Het is wel verstandig er even goed voor te gaan zitten en een paar verschillende versies en opties te bekijken. Een goed opgezet draaiboek voorkomt dat jullie op de trouwdag zelf moeten nadenken over de planning, of erger; dat er niet voldoende tijd meer overblijft voor onderdelen die jullie belangrijk vinden of om even zelf te genieten.

Omdat ik sinds 2015 al bruiloften fotografeer, heb ik vele draaiboeken voorbij zijn komen. Deze varieren van een klein kladje met 5 regels tot complete xls sheets die tot op 5 minuten een planning van de hele dag bevatten. Dit soms zelfs inclusief meerdere tabbladen voor zaken die parallel gebeuren. Als er goed over is nagedacht, kunnen beide uitersten en alles er tussen prima werken. Op basis van de ervaringen die ik afgelopen jaren heb opgebouwd heb ik op deze pagina een aantal tips op een rij gezet (gezien vanuit mijn blik als trouwfotograaf).
Hebben jullie specifieke wensen of vragen? Ik denk graag mee over de planning van jullie trouwdag.

Planning van jullie bruiloft

Om maar meteen te beginnen met de belangrijkste tip; houd tijd en ruimte over in je draaiboek. Een gedetailleerd en gestructureerd draaiboek betekent niet dat elke minuut van de dag volgepland moeten zijn. Liever niet zelfs. Het is juist verstandig om een ruime planning aan te houden, zodat de eerste de beste vertraging niet leidt tot problemen. Uitloop ligt altijd op de loer door bijvoorbeeld de weersomstandigheden, drukte op de weg, of simpelweg omdat jullie wat langer van een moment willen genieten dan waar rekening mee is gehouden. Houd daarom in het draaiboek blokken aan van een minimaal een kwartier of van zelfs van een halfuur. Liever wat eerder klaar, dan de hele dag moeten rennen en haasten.

Wat staat er in het draaiboek van een bruiloft?

In het draaiboek voor jullie bruiloft staan allereerst de tijdstippen en locaties van alle onderdelen van de dag vermeld. Ook kan het fijn zijn telefoonnummers van de locaties te vermelden. Overweeg om telkens te vermelden wie waarvoor verantwoordelijk is of het voortouw neemt om iets te regelen. Verder is het fijn een lijstje aan het einde op te nemen met de contactgegevens van de (belangrijke) leveranciers, zoals die van de weddingplanner, fotograaf, videograaf, de band of DJ, de leverancier van de bruidstaart, etc. Doe hetzelfde met de gegevens van de ceremoniemeester(s). Op die manier kan iedereen elkaar voor, tijdens en na de bruiloft bereiken als dat nodig is.

Alle onderdelen van het draaiboek

Voorbereidingen

Hoeveel tijd er nodig is voor de voorbereidingen verschilt per bruiloft. Gemiddeld genomen duren haar, make-up en het aantrekken van de jurk anderhalf tot twee uur, maar dit loopt ook wel eens uit. Bruidegommen zijn minder tijd kwijt; een kwartiertje is vaak al genoeg, tenzij het knopen de stropdas ingewikkelder blijkt dan gedacht of als vader of moeder helpt met het aankleden en dat toch heel bijzonder vindt en de tijd neemt. Als fotograaf ben ik er het liefst al die tijd bij. Ik zal niet elk moment van het aanbrengen van de make-up in beeld brengen, maar ben ook gericht op wat er verder in de ruimtes gebeurt. Er is vaak een heerlijke buzz van enthousiaste spanning bij de mensen om het bruidspaar heen, wat voor mij als fotograaf mooie is om mee te nemen in de rapportage.

First look

Veel bruidsparen vinden het moment dat ze elkaar voor het eerst zien bijzonder en willen dit daarom speciaal vastgelegd hebben in de zogenaamde “first look”. Plan hiervoor een kwartier tot halfuur voor in. Na de first look willen aanwezige vrienden en familieleden jullie graag nog even komen zeggen hoe mooi jullie eruit zien; dit moment wil je ook niet afraffelen. Als jullie elkaar pas tijdens de ceremonie voor het eerst zien, of in dezelfde ruimte je voorbereiden voor de speciale dag, dan is dit onderdeel natuurlijk niet van toepassing.

De fotoshoot; wanneer en hoe lang?

Vaak staat de bruidsreportage tussen de voorbereidingen in de ochtend en de ceremonie in de middag op het programma. Toch is er ook iets voor te zeggen na de ceremonie de reportage te doen. Bruidsparen zijn dan vaak net iets meer ontspannen. Wel is het dan fijn als de daggasten even iets anders te doen hebben. Ik adviseer altijd om ongeveer anderhalf uur (exclusief reistijd) in het draaiboek te reserveren voor deze shoot. Als jullie graag op 2 plekken mooie foto’s willen laten maken, is het verstandig daar in ieder geval een half uur extra bij te tellen. Dat geeft ons voldoende tijd om op een relaxte manier een mooie shoot neer te zetten. Belangrijker nog voor de reportage dan voldoende tijd is mooi licht. Als het enigszins kan, probeer dan een kwartier tot halfuur rond zonsondergang vrij te houden om even een paar extra romantische foto’s te maken. In het voor- en najaar valt dat samen met het einde van het diner; een ideaal moment. Op eigenlijk alle trouwlocaties zijn ruim voldoende opties te vinden voor een korte fotoshoot.
Maar wat nu als het regent op het moment dat we de bruidsreportage hadden gepland? In Nederland is dat altijd een reële mogelijkheid. Of dat het te nat is om met een witte jurk door het gras te lopen. Voor dit soort situaties hebben we een backup-locatie nodig, of een alternatieve mogelijkheid ter invulling van de fotoshoot

Ceremonie

Vaak staat het tijdstip van de ceremonie als eerste vast en wordt de rest van het programma daar omheen gepland. De meeste ceremonies die ik meemaak zijn 45 minuten, toch heb ik ze ook van 1,5 uur meegemaakt en van 30 minuten. Het is helemaal aan jullie waar de voorkeur naar uitgaat.

Taart / toast of receptie/borrel

In sommige draaiboeken die ik zie, wordt er niet veel tijd gereserveerd voor de receptie. Zeker als de ceremonie laat op de dag plaatsheeft én er de wens is om veel groepsfoto’s te maken, blijft er weinig tijd over om te borrelen. Denk er goed over na wat jullie echt belangrijk vinden. De receptie/borrel is samen met het diner vaak een van de weinige momenten op de hele dag dat jullie op een ontspannen manier en zonder al te veel tijdsdruk met jullie gasten kunnen samenzijn. Even ontspannen bijpraten met bekenden en de indrukken van de dag delen. Het zijn vaak kostbare momenten.

Groepsfoto’s

Meestal worden de groepsfoto’s rond de taart / toast of de borrel gepland. Dat vind ik vaak ook een prima idee. Op die manier zijn de gasten die even niet op de foto gaan bezig met bijpraten en iets drinken, terwijl jullie in alle rust foto’s maken met andere. Ik raad altijd aan om vooraf een lijstje te maken van samenstellingen voor deze foto’s (10-15 is doorgaans ruim voldoende). Meestal kost dit dan een half uurtje tijd. Bij meer samenstellingen, loopt dit natuurlijk op. Het fijnste is het als de ceremoniemeester het lijstje beheert en zorgt dat iedereen op het juiste moment naar de plek van de groepsfoto’s komt. Op die manier heb ik alle tijd het maximale te halen uit de tijd dat jullie voor mijn lens staan.
Voordat ik de groepsfoto maak, vind ik het fijn even een klein kwartiertje te hebben om de beste plek te scouten, het licht op te zetten en testen / in te stellen.
Als het even mogelijk is, is het fijn als er iets geschoven kan worden met het moment de groepsfoto’s genomen worden. Meer dan eens krijgen we op de dag te maken met veranderende weersomstandigheden. Bij de huwelijksshoot kun je dan vaak even ergens binnen foto’s maken; dat ik bij de groepsportretten een stuk lastiger.

Diner

Het diner duurt doorgaans twee tot drie uur, vaak met speeches tussen de gangen door. Dat is ruim voldoende tijd om rustig te eten , luisteren naar de speeches en te genieten van de dag en je vrienden en familie om je heen. Rond die tijd is het licht buiten vaak ook erg mooi (golden hour), waarom ik best eens jullie meevraag voor ene paar foto’s buiten. Het is fijn als hier een kwartier tot half uur de tijd / ruimte voor is aan het einde van het diner.
Tijdens het diner geniet ik graag van een hapje om weer een beetje energie op te doen voor de rest van de avond (artiestenmaaltijd). De rest van de tijd gedurende het diner gebruik ik om de speaches en jullie reactie vast te leggen, ringfoto’s te maken, de feestzaal vast te leggen etc.

Feest

De feestavond begint meestal rond 20.00u (met vaak de openingsdans rond 20.30) en gaat door de kleine uurtjes. Dit is vaak ook afhankelijk van wat op jullie locatie kan en mag. Op het moment er weinig tijd zit tussen het einde van het diner en de start van de inloop van de avondgasten (gasten zijn vaak 15 tot 30 minuten te vroeg), is het verstandig te kijken of de vroege feestgangers op een andere plek kunnen samenkomen dan waar het diner is. Als jullie de fotograaf voor een uur op het feest hebben geboekt, is het verstandig rekening te houden met het moment van de openingsdans. Vaak begint het feest pas echt te lopen als het bruidspaar de avond heeft geopend.

Voorbeeld van een draaiboek

Hoe ziet nu het draaiboek van een bruiloft er dan ongeveer uit? Dat bepalen jullie natuurlijk zelf; het belangrijkste is dat in elk geval iets over de planning op papier staat; ookal is het een kleine of compacte bruiloft. Hieronder heb ik, op basis van mijn ervaring met bruiloften en draaiboeken, een voorbeeld gemaakt.

09:00 Start voorbereidingen
11:30 First look
11:45 Vertrek naar fotoshootlocatie
12:15 Fotoshoot
13:45 Eind fotoshoot, vertrek naar trouwlocatie
13:30 Aankomst op trouwlocatie (en aankomst daggasten op de ocatie)
14:00 Ceremonie
15:00 Taart en toast (incl eventueel groepsfoto’s)
17:00 Diner
20:00 Start Feest
20:30 Openingsdans
01:00 Einde feest